第十章　應用文體

　　1、寫好書信的基本要求是什么？

　　答：寫好書信的基本要求是：

　　思想明確。寫信是和別人溝通思想，交流信息，商量事情，協調行動，只有意向明確，態度誠懇，才能使別人易于理解自己，信任自己。專用書信也要意向鮮明，情詞懇切，力戒態度曖昧、言不由衷的浮詞套語。

　　敘述清楚。寫信時所述事情都要清楚明白，切不可轉彎抹角，寫得晦澀難懂。專用書信更應敘說明白。交待清楚，讓對方能充分了解，便于做出決定。

　　內容具體。各類書信在敘述事情、提出要求、回答問題時，一定要寫得具體、確切，盡可能詳盡。一些條款式的專用書信，有幾條寫幾條，也要具體、明確。

　　語言得體。寫信所用語言、語氣要視不同的對象、用途和內容而異。

　　2、專用書信和一般書信有何區別？

　　答：專用書信和一般書信的區別是：

　　（1）專用書信常有標明性質的標題，有的還在標題前加上標題內容的修飾語。一般書信沒有標題。

　　（2）專用書信的收信人的稱謂可寫在開頭第一行，也有的寫在正文之后另起一行頂格，還有的寫在正文中。一般書信的收信人的稱謂均寫在開頭第一行。

　?。?）不少專用書信，為表示慎重，要在具名處加蓋公章。一般書信除單位寫的外，一般不必用章。

　　3、我國行政公文有哪幾類幾種？

　　按照國務院辦公廳1987年2月18日發布、1993年11月21日修訂、1994年1月1日起施行的我國行政公文有十二類十三種，即：命令（令），議案，決定，指示，公告，通告，通知，通報，報告，請示，批復，函，會議紀要。

　　4、簡述行政公文寫作的基本格式。

　　答：可將行政公文格式的各組成要素分為公文的文頭、行文、文尾三部分。

　　文頭部分：公文文頭也稱版頭。這一部分包括公文格式代碼、份號、秘密等級、緊急程度、文件名稱、發文字號、簽發人等，位于公文首頁上端。

　　公文格式代碼，又稱文件檢索代碼，是公文分類的標記，由九位阿拉伯數碼組成，標注在公文首頁版頭左上角，作為公文自動化檢索用。

　　份號即公文編號，是指一份具體文件在該文件總印數中的順序編號，位于版頭左上角、公文格式代碼下方，一般由六位阿拉伯數字碼組成，數字不足規定數時，前面用“0”補齊。

　　秘密等級，即公文的保密級別，分“絕密”、“機密”、“秘密”三個等級。位于文件版頭左上角份號下方。還應在信封上標明。

　　緊急程度，分“特急”、“急件”兩等，寫在文件左上角，秘密等級下方；還應在信封上標明。

　　文件名稱，即公文名稱。由制定文件的機關名稱加上“文件”兩字組成，機關名稱要用全稱或規范化簡稱，一般用套紅的大號長宋體字印在首頁頂端中間。

　　發文寫號，是由發文機關編排的文件代號，位于文件名稱的正下居中，包括機關代字、年份、序號三部分；無版頭的公文，其發文字號位于標題的右下方。

　　簽發人，指核準并簽發文稿的機關負責人，一般供上行文用，與發文字號在同一行上。標注時，將發文字號從居中位置移向左側，右側書寫簽發人，并簽上姓名。

　　在發文字號下面，標題上面還有一條間隔橫線，這是把文頭部分與行文部分分隔開來的一條紅線。行政文件就標一條紅色橫線，黨的文件在紅色橫線中間醒目的印有一顆紅五角星。

　　行文部分：也稱正文部分。包括標題、主送機關、正文、附件、發文機關、成文時間、印章、附注等。

　　標題，位于間隔橫線正下方居中，主送機關之上，字體大于正文，小于文件名稱。完整的公文標題由發文機關名稱、事由、文種三部分組成。

　　主承送機關，也即是收文、受文機關，是公文主要接收和承辦的機關，頂格寫在標題與正文之間一行的左側，并加上冒號。

　　正文，是文件的主題和核心部分，位于主送機關的下一行，首句空兩格寫。一般分為開頭、主體和結尾三部分。

　　附件，是正文的有機組成部分，可分為兩類：一類是對正文起補充說明或印證參考作用的，附在正文之后，在正文與發文機關或成文時間之間的左側空兩格寫上“附件”或“附”字樣，后加冒號，再注明附件順序和名稱。另一類是借助公文（如命令、通知、報告等）頒發的規章制度以及向上級機關報送或向下級機關批轉（或轉發）的文件，直接附印在正文后面。

　　發文機關，是公文的法定作者，位于正文或附件的右下方，同正文和附件之間應有一定的間隙，以便用?。桓┮粋€字也不要與正文中各行右邊更后一個字并齊，一般以縮回四五個字為宜，以求錯落有致。

　　成文時間，指文件形成的時間，寫在發文機關的下一行，稍向右錯開，更末一個字也不要與各行右邊更后一個字并齊，一般以縮回兩三字為宜；沒有具名發文機關的，成文時間寫在正文的右下方。

　　印章，是公文正式成文的標志，要端正、清晰地蓋在發文機關和發文時間上，上不壓正文，下要騎年蓋月。

　　附注，用以說明公文中其他項目無法說明的各項事項，位于成文時間的左下方，加圓括號。

　　文尾部分：包括主題詞、抄送機關、印發標記等。

　　主題詞，是提示公文內容、性質、隸屬關系的高度概括的規范詞，由名詞或名詞性詞組組成。位于文尾部分上端，左側頂格先寫“主題詞”三字，并加冒號，后從左至右依次排數個名詞或名詞性詞組，詞與詞之間空一個字的位置。

　　抄送機關，位于主題詞下方、印發標記上方，用黑線隔開，左側空一個字先寫“抄送”兩字，并加冒號，再寫明抄送的機關。

　　印發標記，即印發說明，是指文件情況的說明記載，包括文件印發單位名稱、印發日期和印發份數，位于主題詞或抄送機關下方，黑線隔開。印發機關、印發日期寫在同一行靠左右兩端，行首、行尾各空一個字，上下各劃一條黑線，黑線右下方寫上印發總數，并加圓括號。

　　5、簡述調查報告的寫作要求。

　　調查報告的寫作要求是：

　　深入調查，充分地掌握材料。調查研究是寫好調查報告的基礎、前提和先決條件。調查研究所用的時間，一般說來要比寫作的時間多。掌握材料要充分全面，直接的、間接的，歷史的、現實的、點上的、面上的，贊成的、反對的，都要了解掌握，典型事例、統計數字，正面的成功經驗、反面的失敗教訓都要聽取占有。同時還要講究調查方法和調查技術。除了開調查會、個別交談等傳統方式外，更要積極運用抽象調查法、民意測驗法、專家論證法等現代調查方法以及電子計算機技術。

　　認真研究，科學的分析材料。調查的目的是為了研究問題，得出科學的結論。因此，對于得來的材料要進行科學分析、綜合研究，去粗存精、去偽存真，鑒別真偽，使其科學化、系統化。進行分析研究，在思想上必須以馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論為指導，堅持黨的四項基本原則。正確的指導思想保證了分析研究的正確與敏銳。

　　確定主題，精心地選擇材料。選擇材料要越精越好，原則是圍繞主題，突出主題，實現觀點與材料的統一。首先要選擇典型事例。材料有無典型意義，主要看是否有代表性，能否有力、貼切、生動地說明觀點。其次要提供確切數據，精確的數字統計可以從定性分析與定量分析的有機結合上揭示事物的本質和規律，增強對于事物性質特點界定的精確性與可比度，具有更大的概括力、說明力、表現力。但有時還需要用概括的語言加以說明或講一點背景材料來突出數字的價值。再次要運用對比材料?？梢允墙裎魧Ρ?、新舊對比、正反對比、好壞對比、成敗對比等。第四要合理布局，恰當地安排材料標題要寫得樸實、具體、明確。正文分為開頭、主體、結尾三部分。開頭部分，要求開門見山，提綱挈領，緊扣主題。主題部分，按照內容，一般有四種寫法。一是按照事物性質歸類，并列地從幾個方面來組織材料的“橫式結構”，也稱“并列結構”；二是按照事物發生、發展的先后順序安排材料，分成幾個互相銜接的層次，層層分析說明的“縱式結構”；三是遵循作者或讀者認識活動的規律，從事務的外部情況入手，逐層深入地揭示事物的內在聯系的“遞進式結構”；四是“綜合式結構”即兼用上述幾種結構相互交錯，穿插配合。結尾部分，要求簡明扼要，意盡即止。

　　此外，調查報告的語言要準確、簡潔，用詞要恰如其分，不講空話、大話、套話，還要注意語言的形象性，生動性。

　　6、簡述章程、條例的寫作要求和注意事項？

　　章程的寫作要求：章程一般由標題、通過的會議名稱及日期、正文三部分組成。標題，由制定的機關、團體或組織名稱加上文種“章程”組成。通過的會議名稱及日期，在標題下面加圓括號寫明通過章程的會議名稱和通過的日期，年、月、日都應寫清楚。正文有兩種寫法：內容比較豐富的章程，有的前面寫“總綱”，作為全文的統率，其后分章分條加以敘述。

　　有的章程主要由三個部分組成：總則，著重說明制定本章程的原因、依據、目的、適用范圍等，帶有序言性質；分則，著重闡明章程的具體內容；附則，一般說明通過、公布、施行的時間和有關權限等。內容比較簡單的章程，一般就分條款來寫。

　　撰寫章程要注意：一是符合政策、規定。二是內容系統、周密。三是條理明確、清晰。四是詞語精當、質樸。

　　條例的寫作要求：條例一般由標題、發布者及時間、正文三部分組成。

　　正文一般有兩種寫法：一是采用列條敘述方法，把目的和根據作為第一條，接著寫條例的具體條規，實施說明放在更后一條或幾條。二是根據各部分內容間的邏輯關系來看，可分為總則、分則和附則三個部分。

　　撰寫條例要注意：一要符合黨和國家的方針、政策，符合憲法和法律；二是在內容上要注意，直陳、直敘、明確、完備，著重說明應該怎樣做和不應該怎樣做，無須多發議論和講道理；三是條例所用語言文字應該簡潔明了、樸實莊重，防止重復和歧義，以更好地體現內容的政治、思想力量。

　　7、通報有哪幾種？怎樣寫表揚性通報？

　　通報按內容分有表揚性通報、批評性通報、情況通報三種：

　　按形式分，有直達式通報、轉述式通報兩種。

　　表揚性通報寫法，正文一開始有個前言，簡要寫明發通報的背景、依據、通報的內容和做出的決定，也有的通報不寫前言。緊接著敘述典型事實，事實一要清楚、明白，二要重點突出，并對此做出恰如其分的議論、分析，在此基礎上做出表揚決定。更后發出號召，提出希望，號召學習的先進事跡應緊緊扣住事實部分而不要空發議論。

　　8、報告有哪幾種？怎樣寫專題報告。

　　報告按制發目的和呈報要求分，有呈報性報告和呈轉性報告兩類；按內容分有匯報性報告、建議性報告、答復性報告、呈送性報告四種，其中匯報性、答復性、呈送性三種報告屬于呈報性報告一類，而建議性報告則屬于呈轉性報告。

　　專題報告寫法，要先對匯報、反映的專項工作情況作一番總述，得出總的結論，然后再詳細敘述具體，按取得的成績（或經驗）、采取的措施（或做法）、存在的不足（或問題）、下一步做法的順序安排結構。

　　9、請示在什么情況中使用？

　　請示一般在以下情況中使用：屬于上級明確規定必須經請示批準后才能辦理的事項，如干部任免、財務開支、基本建設、工程立項、機構調整等；工作中遇到困難，自身難以解決，需要上級支持、幫助的事項；工作中遇到新情況、新問題而又無章可循，但又需要辦理的事項；對有關方針、政策、指示精神不甚明確，要求上級進一步闡明的事項；因本單位情況特殊，一時難以執行上級統一規定，需要變通處理的事項；本單位意見分歧，無法統一，難以開展工作，要求上級給予裁決的事項，等等。上述情況都要事先請示，千萬不能“先斬后奏”，也不能邊斬邊奏“，再不能”斬而不奏“，這是組織性、紀律性的問題。

　　10、函有哪幾種？怎樣寫去函？

　　函根據使用范圍和性質，可分商洽函；詢問函、申請函、答復函四種，前三種是去函，也叫問函、發函、來函；后一種是復函，也叫回函。

　　去函的寫法，開頭簡述去函的原因、目的；主體以陳述事項為主，要寫明商洽、詢問、請求的有關事項，內容集中，一函一事，并提出希望或要求；結尾，按是否要回復的要求用不同的慣用語，用詞語氣要謙和誠懇，平實得體，也不要用客套話和寒暄語。

　　11、事務文書和法定公文的異同。

　　相同點：都是在公務活動中廣泛使用的，都具有較強的政策性、規范性和針對性。

　　不同點：

　?。?）從作者身份看，公文的法定作者是各級領導機關、單位或其領導人；而事務文書的作者可以是具體職能部門，也可以是機關工作人員。

　?。?）從格式規范看，公文有國家規定的嚴格統一的法定格式，有嚴格的制作權限、行文規則和處理程序；而事務文書的格式是約定俗成的慣用格式，不像公文那樣有嚴格的要求，也沒有嚴格規范的制作權限、行文規則和處理程序。

　?。?）從實際作用看，公文具有很高的權威性和約束力，其法定作用極其明顯；而事務文書只有參考和指導作用，而不具有法定作用。

　?。?）從行文方向看，公文可以單獨形成文種，用“紅頭”文件直接發布且有固定的行文方向；而事務文書常借助某種公文作為載體發布，行文方向也十分靈活。

　　（5）從表現手法看，公文以說明為主，兼用敘述和議論；而事務文書在結合運用上述三種表現手法的同時，可以適當運用描寫等手法。

　　12、調查報告有哪幾種結構方式？

　　答：調查報告的結構方式有四種：一是按照事物性質歸類，并列地從幾個方面來組織材料的“橫式結構”，又稱“并列結構”；二是按照事物發生、發展的先后順序安排材料，分成幾個互相銜接的層次，層層分析說明的“縱式結構”；三是遵循作者或讀者認識活動的規律，從事物的外部情況入手，逐層深入地揭示事物的內在聯的“遞進式結構”；四是兼用上述幾種結構，相互交錯，穿插配合的“綜式結構”。

　　13、總結正文要寫明哪些內容？

　　總結正文要寫明以下內容；

　　基本情況的回顧。寫在開頭，簡單敘述基本情況，包括進程、背景、效果和收獲等。

　　成績、做法、經驗和體會。這是總結的主體部分，一般是通過對基本情況進行綜合分析研究后，比較詳細、具體地闡述所取得的成績、主要做法和具有典型意義的經驗、體會，但也有的總結，把經驗、做法作為一部分來寫，著重闡明成績表現在哪些方面，是怎樣取得的；有的總結，只寫經驗、體會或原因，而把成績、做法融合其中。至于經驗和體會，兩者沒有什么嚴格的區別，常常是寫了經驗就不寫體會，寫了體會也就不寫經驗了。

　　存在問題和今后方向。有些總結，在闡明成績、經驗之后，還要指出存在的問題，并說明今后如何發揚成績，吸取教訓，克服缺點，繼續前進，但這些內容一般都寫得非常簡單。

　　14、簡報在內容上的寫作要求是什么？

　　簡報在內容上的寫作要求是：

　　一要真，即內容要真實、確切。簡報所反映的人和事絕不能虛構，也不能只報喜不報憂。當然，允許綜合歸納，提煉濃縮，加工整理，其目的是為了更加確切反映客觀事物的本來面貌。

　　二要新，即材料要新型、典型。簡報力求為人們提供新情況、新經驗、新問題，為此，要認真分析，選好角度，善于捕捉和傳播新的信息，展示事物的更新狀態和發展趨勢，善于找出那些對上級或同級單位具有參考價值的、對基層單位具有指導作用的典型材料，用準確、生動的語言，寫出有新意的簡報來。

　　三要快，即反映要迅速、及時。簡報是機關文書中的“輕騎兵”，特別講究時效，在收集信息、整理材料、編發等各個環節上要有強烈的時間觀念，要求快寫、快編、快審、快印、快發、快報。為此，編寫簡報一定要思想敏銳，具有高度的工作責任心，善于在一般中見特殊，細微處察秋毫，善于跟蹤、捕捉各種信息，去挖掘領導所關心的、急需了解的材料或線索。

　　四要簡，即文字要樸實、簡練。簡報是“千字文”，要用更少的文字表述更豐富的內容。還要注意選題要精，更好一事一報；選材要嚴，要以更簡練的語言說明更重要的問題；編印期數也不宜大多。

　　15、何謂計劃“三要素”？

　　計劃的“三要素”是：目標（做什么）、措施（怎么做）、步驟（何時完成）。目標（做什么），這是計劃要達到的工作目標和完成的任務，也是計劃努力的方向，要寫得明確、具體；措施（怎么做），這是執行計劃時所采取的措施和辦法，也是實現計劃的保證，要切實可行；步驟（何時完成），這是對計劃進度的具體安排。也是實現計劃的工作程序和時間安排，要寫得符合實際。

　　16、簽訂合同要貫徹哪些原則？

　　簽訂合同要貫徹平等、合同自由、公平、誠實信用、公序良俗（即公共秩序和道德）原則。

　　17、經濟合同的通用條款有哪些方面？

　　經濟合同的通用條款有：當事人的名稱或者姓名和住所，標題，數量，質量，價款或者報酬，履行的期限、地點和方式，違約責任，解決爭議的方法等。

　　18、撰寫條例要注意些什么？

　　撰寫條例時要注意：一是條例具有法規性質，在撰寫時要符合黨和國家的方針、政策，符合憲法和法律；而且要從實際出發，實事求是；貫徹民主集中制，充分發揚民主。二是寫好條例，在內容上要注意直陳、直敘、明確、完備，著重說明應該怎樣做和不應該怎樣做，無需多發議論或講道理。三是條例所用語言文字應該是簡潔、明了、樸實、莊重的；防止重復和歧義，這樣才能更好地體現內容的政策、思想力量。

　　19、簡述公文發文字號的組成和寫法。

　　公文的發文字號，位于文件名稱的正下方居中，包括機關代字、年號、順序號三部分。如“滬府發？？25號”就表示這是上海市人民政府一九九七年發出的第二十五號文件。兩個或兩個以上機關聯合發文，只要標明主辦機關的發文字號即可。

　　20、簡述公文標題的組成與寫作方法。

　　公文標題，位于間隔橫線正下方居中，主送機關之上，要寫得準確、簡要、明了，字體大于正文，小于文件名稱，一般由發文機關、事由、文種三部分組成，如《國務院辦公廳關于發布{國家行政機關公文處理辦法）的通知》這一公文標題中，“國務院辦公廳”就是發文機關，“關于發布《國家行政機關公文處理辦法》”就是事由，通知“就是文種。

　　21、公文的“主送機關”一項標寫位置及注意事項

　　主送機關，也即收文機關，是公文主要接收和承辦的機關，頂格寫在標題與正文之間一行的左側，并加上冒號。上行文的主送機關，特別是請示的主送機關，一般只寫一個，對需要同時報送的另一個或數個上級機關，可以用抄報的形式。下行文的主送機關，可以有一個或數個，如對下級請示的回復，主送機關就是那個請示的機關；而上級機關對下級機關發布的普發性文件，主送機關則有數個，甚至包括下屬所有機關，在這種情況下，主送機關常常使用泛稱。

　　22、簡報的標題擬制有哪些要求？

　　標題，是簡報的眼睛。擬題要就實避虛，盡可能做到準確、簡潔、新穎、有吸引力，使人一看就知道簡報的大致內容。有的也可加副標題。

　　23、簡報按語的寫法。

　　內容重要的簡報，常要寫個簡短的按語，說明編發這份簡報的原因或目的，以引起讀者的重視。按語多數是根據單位領導同志意見撰寫的，具有指導的性質，如有的按語就寫“根據XXX同志意見，現將這份簡報轉發如下，供各部門參閱”；有的則是提綱挈領地把簡報的重點、中心突出來，達到強調、宣傳的目的。按語寫在報頭部分間隔紅線之下；標題之上，左右頁邊更好不要與正文并齊，一般每行各縮進兩三個字。

　　24、簡報正文的基本寫法。

　　簡報的正文，分開頭、主體、結尾三部分。開頭要用極其簡潔明確的幾句話或一段話，總括全文的中心或主要內容，點出主題，一般要交代清楚什么人在什么時候；做了什么事，結果怎樣，使讀者先有一個總的概念，近于新聞報道的導語。主體部分是簡報的主干，要用有說服力的典型材料，把開頭總提的內容加以具體化，在寫法上，有的按照事情發生、發展的先后過程來寫；有的根據事情的內在聯系來寫；有的以提出問題、分析問題、解決問題的邏輯順序來寫。結尾部分，可用幾句話或一段話小結前面內容，根據主題，或指明事物的發展趨勢，或發出具體的號召，或提出今后的打算，等等，以深化主題，加深讀者的印象，如果前面部分已經把事情說清楚了，那就不必畫蛇添足了，再加結尾了。

　　25、調查報告主體部分的三種寫法。

　　答：調查報告的主體部分，按照內容，一般有三種寫法。一是按照事物性質歸類，并列地從幾個方面來組織材料，這種結構，能使文章條理清晰、觀點突出。二是按照事物發生、發展的先后順序安排材料，分成幾個互相銜接的層次，層層分析說明，這種結構能使文章脈絡清楚，有助于讀者了解事情的來龍去脈。還有一種是遵循作者或讀者認識活動的規律，從事物的外部情況入手，逐層深入地揭示事物的內在聯系。

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