公文格式指機關常用公文正本的構成要素和文面格式，具有規范性和穩定性。根據 《條例》、《國標》規定，公文正本的各要素及其位置安排與制作要求都是確定的，不能隨意增刪。其中《條例》列舉18項要素。《國標》則規定了各要素的排列位置及字體、字號等。

　　《國標》將公文的文面格式分為版頭、主體、版記三個部分。版頭部分，包括公文份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人等構成要素。主體部分，與版頭之間以一條紅色分隔線隔開，包括標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章和附注等。版記部分包括抄送機關、印發機關和印發時間、頁碼等。

　　不同公文視文種和內容的不同，要素構成也有所不同。例如上行文版頭部分須有簽發人，下行文及平行文則無；涉密公文要標注秘密等級及保密期限，普通公文則不必標注；有抄送單位的公文，版記部分須有抄送欄，沒有抄送單位，則無須設置。但諸要素中，發文機關標志、發文字號、公文標題、主送機關、正文、發文機關署名、成文曰期和印章、印發說明等是一般公文的固定組成部分，除特定公文外都必須具備。公文格式各要素的使用規范詳見《條例》、《國標》等文件規定，不一一論述，這里僅就一般公文的固定組成部分，稍加闡述。

　　發文機關標志，由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”構成。例如：“中共中央文件”、“國務院辦公廳文件”、“XX人民政府文件”等。也可以直接使用發文機關全稱或規范化簡稱。

　　發文字號是發文機關編排的文件代號，一份公文只有一個代號，由發文機關代字、年份、發文順序號三部分構成。機關代字是機關名稱的簡縮語和一個“發”字，一般只有兩三字，精煉、集中，能夠明確地指代該機關。例如國務院文件的機關代字中“國”代表“國務院”，“國辦”代表“國務院辦公廳”。年份即發文的年度，用阿拉伯數字標注，并置于六角形括號〔〕中，位于機關代字和序號之間。序號用于標注該年份內發布公文的序數，不加“第”，不編虛位（即1不編為01）。例如“國發〔2010〕9號”，代表國務院2010年第9號發文。此外，同一地區（縣、市），不能有重復的發文字號。

　　公文標題由發文機關名稱、事由、文種三個要素構成，應簡潔、明確，使人一目了然。事由部分要能夠概括公文的主要內容，前面通常要加介詞“關于”。為了閱讀和管理，公文標題一般要求三要素齊全。例如：《國務院關于大興安嶺特大森林火災事故的處理決定》。在實際運用中，也有省略的情況：省略機關的，如《關于核準X X年一季度油品價格的批復》；省略事由的，如《國務院辦公廳公告》。機關、事由同時省略的，例如機關內部的通知、通告、法院公告等只用文種作為標題。這類公文多是公布性公文，面向對象明確的或范圍廣大的群體。公文標題省略情況并非隨意的，任何情況下，都不得省略文種。而標題完整會使公文更為莊重、嚴肅，也便于受文機關引用。

　　主送機關，也稱受文對象，是公文的主要受理機關。下行文除批復外，一般有多個受文對象，通常使用統稱，如：“各鄉、鎮人民政府”，“各市（州）人民政府，省級各部門”。上行文一般只有一個主送機關，應使用單位全稱或規范化簡稱。有些公文是面向社會公眾發布，知照全體社會或全體民眾，如公告、通告及一些條例、規定等，沒有必要再寫受文對象。有的公文則是在單位內部使用，受文對象明確，也可不寫。如一些單位內部的通知、決定等。

　　正文是公文的主體部分，承載公文的具體內容，體現發文的根本意圖，是公文的核心所在。其基本結構為：導語——主體——結語。導語部分簡要說明制文的根據、目的或者原由。通常使用“據”、“根據”、“按照”、“為”、“為了”等詞語開頭。主體是公文正文更重要部分，是公文所要表達的主要問題及主張。因具體公文寫作對象、目的及文種不同，其寫作內容和要求也各不相同，沒有固定的模式可借鑒。但總的來說，主體部分都應表述簡潔準確，主旨突出，層次分明，結構嚴謹。結語是正文的結尾，應言盡意止，自然結篇。不能拖泥帶水，更不能“言有盡而意無窮”。各種公文一般都有與之適應的習慣性結語，應根據行文關系、行文目的及文種選用或寫作結語。

　　成文日期，是公文形成的時間，即公文由會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。要注意的是，聯合行文的公文以更后簽發機關領導人的簽發時間為準。成文日期書寫使用阿拉伯數字，年份應標全稱，月、日不編虛位（如不編為01）。

　　發文機關署名及印章，發文機關應署全稱或者規范化簡稱，并加蓋發文機關印章。印章要求與署名機關相符。有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章。例如一些通告、公報等。聯合行文時一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，更后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切。

　　抄送機關指的是除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機 關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。如果主送機關太多，需要移至版記，要將 “抄送” 二字改為“主送”。既有主送機關又有抄送機關時，將主送機關置于抄送機關的上一行，二者之間不加分隔線。

　　印發機關不是指公文的發文機關，而是負責公文印制的主管部門，一般是各機關的辦公廳（室）或文秘部門。印發日期使用阿拉伯數字標注，年份應標全稱，月、日不編虛位，后加“印發” 二字。

　　公文寫作的格式規范反映了公務處理過程中的實際需要，它便于加強公文自身的管理，發揮公文的作用，更有利于提高辦公的效率。

　　此外，本單元所舉實例，主要是為了學習公文正文部分的寫作。本書編寫時，新《條例》和《國標》剛剛實施（2012年7月1日〕，因此，本單元所舉實例還會涉及過去的公文，有些格式上的不同，并非錯誤，而是所依文件不同的緣故。特別是公文的成文日期的書寫方式，有很大的不同。按照1999年的國家標準，成文日期要用漢字標注，“零”字一律寫成“〇”，而2012年的新國標則要求一律寫成阿拉伯數字，例如，過去的成文時間“二〇一二年十月十二日”，現在要寫成：2012年10月12日。希望大家在學習時不要誤解。