實用寫作的各種規范是人們根據長期實踐和社會發展的需要總結出來的。而規范的普遍運用，一方面是約定俗成的，一方面是在約定俗成的基礎上法定的。諸如書信禮儀文書、告啟文書、新聞文體的寫作，通常都遵循著約定俗成的格式規范。而黨政機關公文，則有法定的文種和文面格式。具體而言，實用寫作的規范性原則包括三個方面：文體選用的規范性，文章體例的規范性，語言運用的規范性。

　　文體選用的規范性指的是正確使用不同的實用文體，各種實用文體在社會實踐中反映不同的目的和要求，承擔不同任務和功用，在選用文體時，首先要明確寫作的目的和內容與所選文種的適用性。例如某單位派人外出調研，單位開具的應該是“介紹信”，而不是“證明信”。又如某知名人物去世，需要發布“新聞式訃告”，而在追悼會或遺體告別儀式上宣讀的是“悼詞”。這些都是約定俗成的習慣，不能隨意改變。如果是機關公文，文種選用更為嚴格，必須符合國家相關的文件規定，不僅要考慮文種本身的屬性，還要兼顧機關之間的隸屬關系及發文機關的職權范圍。

　　文章體例的規范性。文章的體例指的是文章的組織形式。實用文在結構組織上具有相對的穩定性，這同樣是社會約定俗成的結果。同一種文體，在實際使用中，不管內容如何不同，其體例、模式的變化總是極為有限的。例如，起訴狀寫作的規范格式是：首部（標題、當事人基本情況）——請求事項——事實和理由——尾部——附項。雖然行政、民事、刑事等不同類型起訴狀各有側重，但基本結構總是一致的。又如“請示”基本模式是：標題——主送機關——正文（請示緣由、請示事項、請結語）——落款。實用寫作穩定性、規范性的體例是實用文的實用性本質決定的。采用約定俗成的規范體例既便于寫作，又便于理解、處理，能夠切實提高工作效率。

　　語言運用的規范性。實用文主要用于交流聯系、處理事務、解決實際問題，具有很強的政治性、時事性、現實效用性。因此，實用寫作的語言運用應當做到準確、簡明、平實、得體。準確是實用文語言更基本的特征和要求。實用寫作務必做到每個詞、每句話都有明確的含義，用詞造句切合文章的內容，合乎語法規范。還要善于辨析詞義，區分詞語褒、貶、中性的感情色彩，根據具體語境恰當用詞。寫出來的文章要“讓人家不折不扣地了解你所說的是什么”（葉圣陶語）。簡明就是要言簡意賅，明白易懂。要求在寫作過程中從行文的目的出發，只寫必要的話，杜絕空話套話，力戒浮詞冗言，多用行業的專用詞語。在涉及事實依據時，盡量使用縮略語、數據、圖表等。這樣寫出來的文章，既準確簡潔，又使人一目了然，也才能達到文約、事豐、意明的效果。平實是指語言樸實無華，平易通俗，表述平直。要求選擇表達方式以說明、敘述、議論為主，少用或不用描寫和抒情，句式多用陳述句，用詞多用本義、直言義，修辭適度，拒絕夸飾，以闡述需要為準。所謂得體，指的是實用文的語言切合寫作主體的身份地位，符合接收對象的理解習慣及社會文化的傳統規范。

　　達到實用寫作語言的規范要求，不僅要求寫作者具有較高的語言文化素養，還要有長期的寫作實踐經驗和嚴謹的寫作態度，否則不免出錯。例如，在1982年第3號《國務院公報》上的《中華人民共和國國境口岸衛生監督辦法》中就有這樣一句不合規范的話：“國境口岸的生活垃圾應該日產日清，設置的固定垃圾場，應該定期清除。”其中，“產”作為動詞是“生產”或“出產”的意思，用于“垃圾”顯然是用詞不當。“設置的固定垃圾場”的表述也不夠簡潔。“垃圾場”自然是人工設置的、固定的，沒有必要作這樣的修飾限制。而“設置的固定垃圾場，應該定期清除”更是語義模糊。原文意思本來是“要定期清理垃圾”，這樣表述，變成“定期清理‘設置的固定垃圾場’”，就文不達意了。