第一，先要搞清楚展覽會(huì)的目的、主題和類型。參加展覽會(huì)首先要目的明確，比如商品交易的目的是推銷產(chǎn)品，擴(kuò)大貿(mào)易；再如以介紹新產(chǎn)品為目的的展覽，新產(chǎn)品就是展覽會(huì)的主題。明確主題后，圍繞主題將展覽的實(shí)物、圖片、圖表、文字等進(jìn)行有機(jī)的組合、排列。主題不明確，就會(huì)造成版面結(jié)構(gòu)的混亂，給人雜亂無章的印象，達(dá)不到宣傳效果。
第二,充分做好本企業(yè)展臺(tái)傳播內(nèi)容的準(zhǔn)備工作。要指定一名展版主編，由主編作出整體構(gòu)思布局，然后根據(jù)整體構(gòu)思收集實(shí)物和資料，對(duì)畫面、圖表、文字等進(jìn)行繪制，加工美化。還要由專人負(fù)責(zé)寫出解說詞，解說詞要具體、生動(dòng)、簡(jiǎn)練。此外還要搞好解說員的培訓(xùn)工作等。
第三，邀請(qǐng)參觀者，要采用不同方式發(fā)出請(qǐng)柬，并同時(shí)告知展覽會(huì)的主題、類型、要求、時(shí)間、地點(diǎn)等。
第四，要向新聞機(jī)構(gòu)采取合適的形式發(fā)布消息，提供充足的新聞稿和資料，通過廣播、電視的宣傳在展覽會(huì)開始之前充分做好宣傳，吸引更多的參觀者。
第五，準(zhǔn)備好業(yè)務(wù)洽談處、組織好工作人員等。
第六，對(duì)展覽會(huì)的各項(xiàng)費(fèi)用，要仔細(xì)預(yù)算，并報(bào)上級(jí)有關(guān)部門批準(zhǔn)。